Planning du reporting extrafinancier : 5 étapes à ne pas manquer

Alors que les équipes de reporting RSE ou reporting extrafinancier s’activent déjà ou vont s’activer sur leurs prochains rapports – volet RSE du rapport de gestion – rapport CoP du pacte mondial – rapport de développement durable – rapport GRI – ou autres communications extrafinancières – les 5 étapes clefs à ne pas manquer [avec en téléchargement un planning annuel complet des principales étapes].

Se fixer des objectifs et cibles clairs

Au sein même de l’entreprise sur les questions sociales, environnementales et sociétales s’organisent plusieurs objectifs – conformité règlementaire – information d’influence des actionnaires – marque employeur – marketing – relations avec les ONG – etc. – portés chacun par des instances différentes, parfois complémentaires, parfois aussi en lutte d’influences.

La première étape à ne pas manquer est la stratégie de communication extrafinancière, ses cibles et objectifs. La clarté, la formalisation et le partage de ces objectifs sont un préalable incontournable. Son corolaire est la complémentarité des supports et actions par cibles. Un seul rapport ne peut couvrir tous les besoins, pour toutes les cibles…

Faire une évaluation de l’atteinte des objectifs

La communication sur les thématiques sociales, environnementales et sociétales dites RSE ou extrafinancière ne peut se satisfaire d’une absence de professionnalisme, de rigueur opérationnelle ou encore se contenter d’une évaluation entre soi ou de manière empirique.

Les investissements consentis exigeraient une mesure systématique, qualitative et/ou quantitative pour identifier les pistes d’amélioration continue et qualifier le retour sur investissement : effet sur les comportements attendus des cibles, sur la notoriété, la réputation, la marque-employeur, etc.

Cette étape est réalisée avant la publication du nouveau rapport et doit servir d’input au rapport suivant.

Qualifier et quantifier la matérialité

Dès lors que les cibles ont été définies, la matérialité pour les cibles peut être qualifiée. Chaque partie prenante ayant sa propre logique d’intérêts – ses attentes et intérêts légitimes tels que l’exprime la GRI (Global Reporting Initiative) – et son propre besoin d’information.

Mais c’est d’abord en interne que la revue de pertinence ou matérialité s’impose, ce sur les différents leviers de retour sur investissement : management des risques – prospective et stratégie – compte de résultats / Produits et Charges – bilan / Actifs et Passifs – capital immatériel – valorisation du titre.

Un reporting efficient est un reporting matériel, d’abord utile au besoin interne de pilotage de la performance sociale-environnementale-sociétale. Et sur l’ensemble du processus de décision, tel que nous l’expliquions dans notre article « la mesure des critères extrafinanciers dans le processus de décision ».

Cette étape est le plus souvent finalisée avant chaque campagne de collecte des indicateurs.

Selon notre expérience, dans les faits, le travail sur la matérialité est continu pour parvenir à une totale intégration dans le management au quotidien, dans le modèle d’affaires, dans la stratégie.

L’étape matérialité doit aussi permettre d’être au bon niveau de synthèse, de concision pour ne pas être submergé par les indicateurs et produire un rapport annuel fleuve que personne ne lirait…

Constituer des réseaux et le faire monter en compétences

La RSE est une compétence à part entière : le social a une antériorité forte questionnée par les nouvelles générations et les nouveaux outils ; l’environnement est reconnu dans sa dimension risques, couts et conformité, sa maitrise monte en puissance depuis 15 ans ; le sociétal prend de l’importance à mesure des crises et des incidences sur l’activité et la réputation. Le reporting extrafinancier devient un métier « pointu », reposant sur des législations, des référentiels, des méthodes, des outils informatiques.

Au sein des entreprises, la connaissance et la compréhension de la RSE - La Responsabilité Sociétale de l'Entreprise - dans sa globalité doivent encore largement progresser. L’entreprise fonctionnant encore souvent, culturellement et organisationnellement "en silos" et le syndrome de A. H. Maslow étant à l’œuvre « Quand on a qu’un marteau, on voit tous les problèmes en forme de clou ».

Dès lors la montée en compétence, tant des dirigeants que des opérationnels, devient clé pour partager une compréhension commune, un savoir-faire et des outils communs.

L’étape constitution des réseaux doit être achevée avant le lancement des campagnes de collecte pour les données quantitatives et avant l’établissement du sommaire détaillé pour la partie qualitative. L’animation du réseau et sa formation se font en continu et le ou les comités de pilotage permettent de valider les étapes clefs des projets.

Se doter d’outils pour industrialiser la collecte

Système d’information propriétaire de l’entreprise ou SaaS (Software as a Service) : Solutions SAP EHSM, la solution "grands comptes" – Enablon, le leader SaaS – Tennaxia, le challenger – Toovalu, la solution adaptée au PME – etc. – les solutions sont multiples. Elles sont orientées pilotage des risques, management de la conformité ou reporting extrafinancier.

L’industrialisation de la collecte doit reposer avant tout sur des processus clairs et des KPIs (Key Performance Indicators) parfaitement utiles et définis. C’est un choix engageant pour le long terme pour lequel l’entreprise doit maitriser la fiabilité, la sécurité et la confidentialité des données, la traçabilité et les processus notamment.

Plus qu’une étape c’est un projet à part entière, qui peut être loti et qui doit associer l’ensemble des acteurs de l’entreprise : juridique, opérationnel, équipes reporting, équipes SI, etc. Le risque de la non-industrialisation c’est d’occuper les ressources à la collecte/consolidation/fiabilisation au lieu de se concentrer sur l’efficacité de la communication ou le pilotage de la performance. Le risque de la non-industrialisation c’est aussi l’absence de fiabilité.

En cette fin août, ce début septembre, c’est une intense activité autour du reporting extrafinancier qui s’engage. Une activité à planifier avec rigueur, sans sous-estimer ou sur-estimer les besoins de ressources, avec des objectifs adaptés et définis pour 3 ans pour éviter les retours en arrière et remises en questions… Et rappelons le, le reporting n'est pas une finalité mais un puissant moyen. La finalité, le but ultime, c'est bien sûr la complète intégration des critères extrafinanciers dans la gouvernance, le management et l'ensemble des activités. Welcome to Integrated Thinking !

© Ph2C [Philippe Cornet Conseil] | mardi 30 août 2016, mis à jour le 1er septembre | Tous droits réservés | Toute reproduction intégrale ou partielle de cet article et des documents associés doit faire l'objet d'une autorisation préalable de l’auteur. Toute citation ou utilisation de données doit s'effectuer avec l'indication de la source.